Voici quelques questions de bons sens à se poser avant de signer un contrat avec une société spécialisée dans l'organisation de séminaires.
1. Quelle est la taille de mon projet?
Si vous envisagez l'organisation d'une convention pour 300 à 400personnes, il est préférable de passer par une agence bien installée. En revanche, pour 30 à 40 personnes, un «assembleur» peut faire l'affaire.
2. Ce prestataire est-il sérieux?
Difficile de connaître la réputation d'un prestataire qui ne vous est pas directement recommandé. En province, la notoriété d'une agence est très vite connue. C'est loin d'être le cas en région parisienne où l'on trouve de nombreux «éphémères». On peut également tenter d'obtenir certaines informations auprès du comité départemental du tourisme. Une manière souvent efficace de faire un premier tri.
3. Faut-il se fier aux nombreuses références présentées par le prestataire?
Une référence ne veut pas dire grand-chose si elle ne mentionne aucun contact précis. En revanche, si elle mentionne un nom et des coordonnées, c'est un bon moyen d'avoir des renseignements à la fois sur la société mais aussi sur son savoir-faire et ses activités.
4. Lors du premier contact, le prestataire a-t-il été de bon conseil?
Une écoute attentive est un bon premier signe. Vos objectifs doivent être bien compris et le prestataire doit s'adapter à vos besoins. Si votre interlocuteur ne connaît rien au monde de l'entreprise, prenez sa carte pour un éventuel week-end en famille...
5. Son offre de services est-elle originale?
Dans ce secteur d'activité, les produits connaissent de forts effets de mode. Vous risquez donc de trouver les mêmes catalogues un peu partout. Ce qui fera toute la différence, c'est la qualité de la présentation du produit et ses variantes. Une preuve que le prestataire aime ce produit et saura s'adapter en fonction de vos besoins.
6. Est-il possible de tester la prestation?
Si vous posez cette question directement au prestataire, attendez-vous à quelques grincements de dents! S'il fait consciencieusement son travail, il a déjà eu l'occasion de mettre son produit à l'épreuve et de le faire évoluer. Vous pouvez, en revanche, vous assurer par de nombreuses questions du respect des plannings, de la capacité d'organisation et de la conformité du produit par rapport aux annonces du catalogue.
7. Faut-il prendre une garantie annulation?
Il est toujours préférable d'être couvert en cas de défaillance. Mais si vous optez pour des activités de plein air, assurez-vous que le prestataire a prévu un plan B en cas d'intempéries.
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